注冊(cè)公司是創(chuàng)業(yè)者必須面對(duì)的任務(wù)之一。這個(gè)過程可能會(huì)有些復(fù)雜，但是只有完成這個(gè)過程，你的企業(yè)才能夠合法地運(yùn)營。主頁將會(huì)介紹掃描費(fèi)怎么做賬，有相關(guān)疑問的閱讀者，那就請(qǐng)繼續(xù)看下去吧。

每到月底，對(duì)賬幾乎是采購和財(cái)務(wù)的“噩夢(mèng)”。

采購這邊說：“單子都在我這兒，沒問題?！必?cái)務(wù)那邊翻著Excel：“可是我賬上對(duì)不上啊?！眱蛇吀饔幸环輸?shù)據(jù)，誰也說服不了誰，只能抱著單據(jù)一點(diǎn)點(diǎn)核。對(duì)賬效率低，付款也拖著，供應(yīng)商急得直催。

我后來想明白了，其實(shí)問題不是出在“人不夠努力”，而是整個(gè)流程太分散。

采購有采購的記錄，財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)的記錄，憑證還在紙堆里，一到對(duì)賬環(huán)節(jié)就亂套。要想高效，必須把流程串起來。

我總結(jié)下來，有 4 個(gè)關(guān)鍵動(dòng)作，把對(duì)賬變得又快又準(zhǔn)：

數(shù)據(jù)同步差異核對(duì)憑證歸檔系統(tǒng)核銷

聽起來不復(fù)雜，但真正落地以后，對(duì)賬效率能提升 60% 。下面我就跟大家聊聊具體怎么做。

以下解讀中提到的采購管理系統(tǒng)，需要自?。簶I(yè)務(wù)管理模板中心-企業(yè)數(shù)字化解決方案中心-簡道云

01 數(shù)據(jù)同步——先把賬面對(duì)齊

對(duì)賬最怕的就是“各有一份數(shù)據(jù)”。采購部門有采購單、收貨單，財(cái)務(wù)部門有發(fā)票、付款單，兩個(gè)系統(tǒng)、兩份Excel，最后一對(duì)，發(fā)現(xiàn)口徑完全對(duì)不上。

所以第一步就是數(shù)據(jù)要先統(tǒng)一。采購單、收貨單、發(fā)票、付款記錄，全部集中到一個(gè)系統(tǒng)里，或者至少同步到同一張表單。這樣一來，不管是采購還是財(cái)務(wù)，大家看到的數(shù)據(jù)都是同一套。

有的公司已經(jīng)有 ERP，就可以用接口把采購模塊和財(cái)務(wù)模塊打通沒有 ERP 的公司，也可以通過批量導(dǎo)入，把數(shù)據(jù)從 Excel 導(dǎo)進(jìn)來重點(diǎn)是減少“手工二次錄入”，因?yàn)橹貜?fù)錄數(shù)據(jù)最容易出錯(cuò)。

等到月底對(duì)賬的時(shí)候，你就不會(huì)再聽到那句經(jīng)典的抱怨：“你這邊有，我這邊沒有?！?/p>

02 差異核對(duì)——及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題

數(shù)據(jù)同步以后，并不代表就萬事大吉。采購流程里，常見的差異有三種：

數(shù)量差異：比如采購了 100 箱，收貨的時(shí)候只到 95 箱。金額差異：比如發(fā)票金額和采購單金額不一致。時(shí)間差異：采購單在 8 月，發(fā)票到了 9 月。

如果這些差異一直拖到月底才發(fā)現(xiàn)，問題就大了。要么得追著供應(yīng)商改票，要么得重新調(diào)整入庫單，大家都被折騰得焦頭爛額。

所以第二步，就是在日常流程里就把差異核對(duì)好。具體做法是：

系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)采購單、收貨單、發(fā)票的數(shù)量和金額，一旦發(fā)現(xiàn)不一致，就立刻標(biāo)記出來。比如多開了 500 塊錢發(fā)票，系統(tǒng)直接紅色提示，采購可以馬上聯(lián)系供應(yīng)商調(diào)整。

這樣一來，差異不會(huì)堆積到月底，而是在過程中逐步解決。月底對(duì)賬的時(shí)候，幾乎沒有意外情況。

03 憑證歸檔——讓憑證隨時(shí)可查

數(shù)據(jù)對(duì)上了，差異也核過了，但還有一個(gè)常見的絆腳石：憑證不好找。

對(duì)賬的時(shí)候，財(cái)務(wù)說：“那張 8 月的發(fā)票給我?！辈少彿閷希骸昂孟裨谶@兒……等等，不對(duì)，可能放另一摞里了?！闭伊?10 分鐘，還是沒找到。最后一查，發(fā)票可能壓在合同本里，或者干脆不小心夾在文件袋里丟了。

這種場景是不是很熟悉？

所以第三步就是憑證電子化。發(fā)票、合同、入庫單，全部掃描或者拍照上傳，掛到對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)里。

以后財(cái)務(wù)要查發(fā)票，直接在系統(tǒng)里點(diǎn)開采購單，附件里就能看到發(fā)票影像，不需要到處找。

這一步的好處不僅是省時(shí)省力，更重要的是減少了“丟單”的風(fēng)險(xiǎn)。

發(fā)票丟一次，你要么找供應(yīng)商重開發(fā)票，要么寫說明單，來回折騰，都是額外的工作量。

04 系統(tǒng)核銷——自動(dòng)完成結(jié)算

最后一步，就是把付款環(huán)節(jié)也納入流程。

以前對(duì)賬完成后，財(cái)務(wù)要人工去勾對(duì)：這張采購單對(duì)應(yīng)哪張發(fā)票，對(duì)上以后才能打款。人工勾對(duì)不僅費(fèi)時(shí)間，還容易錯(cuò)。多付、少付的情況時(shí)有發(fā)生。

有了前面三步的基礎(chǔ)，第四步就可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)核銷。當(dāng)財(cái)務(wù)付款時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)核銷對(duì)應(yīng)的采購單和發(fā)票，剩余差額自動(dòng)掛起，作為待處理事項(xiàng)。這樣一來，財(cái)務(wù)不需要再去一張張單據(jù)勾，付款快了，準(zhǔn)確率也更高。

核銷完成以后，系統(tǒng)還能生成對(duì)賬報(bào)表，供應(yīng)商要確認(rèn)對(duì)賬，只需要導(dǎo)出報(bào)表，不需要再手工對(duì)數(shù)字。

寫在最后

很多公司采購對(duì)賬耗時(shí)長，不是因?yàn)楣ぷ鞅旧韽?fù)雜，而是因?yàn)榱鞒塘闵?、?shù)據(jù)不統(tǒng)一、憑證不好找。

如果能把流程拆成四步：

數(shù)據(jù)同步，保證大家先看同一份賬；差異核對(duì)，把問題及時(shí)暴露出來；憑證歸檔，避免紙質(zhì)單據(jù)丟失；系統(tǒng)核銷，讓結(jié)算自動(dòng)跑完；

整個(gè)對(duì)賬效率會(huì)提升 60%，財(cái)務(wù)和采購也能從“互相埋怨”變成真正的協(xié)作。

數(shù)字化，不是做大而全，而是把關(guān)鍵的痛點(diǎn)一點(diǎn)點(diǎn)解決。對(duì)賬這件事，看似小，但如果能省下大半時(shí)間，對(duì)企業(yè)來說就是實(shí)打?qū)嵉慕当驹鲂А?/p>

所以，下次月底再對(duì)賬，不妨先想想：是不是可以用這 4 個(gè)步驟，讓它跑得更輕松？

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