咨詢電話: 1598-6627-400
財務(wù)核算之財務(wù)總賬全解析:構(gòu)建企業(yè)財務(wù)核心支柱
發(fā)布于 2025-01-31 22:12:04 作者: 由笑陽
注冊公司是創(chuàng)業(yè)者必須面對的任務(wù)之一。雖然這個過程可能會有些復(fù)雜,但是只有完成這個過程,你的企業(yè)才能夠合法地運(yùn)營。接下來,主頁將帶大家認(rèn)識定期到賬怎么做賬,并將相對應(yīng)的解決措施告訴大家,希望可以幫助大家減輕一些煩惱。
財務(wù)總賬是企業(yè)財務(wù)核算的核心,負(fù)責(zé)記錄和匯總企業(yè)的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。本文將詳細(xì)解析財務(wù)總賬的構(gòu)建和運(yùn)作,從其基本概念、業(yè)務(wù)流程到產(chǎn)品設(shè)計(jì)讀者全面理解財務(wù)總賬在企業(yè)財務(wù)管理和決策中的重要作用。
財務(wù),往長了說,可以追溯的古代結(jié)繩記事。往短了說,可以參考17世紀(jì)歐洲商人定期編制財產(chǎn)目錄和19世紀(jì)英國人編報的資金流量表。
這些無一不是利用當(dāng)前社會最先進(jìn)的方式記錄或者說記憶與財(貨幣)物(商品)有關(guān)的一切事項(xiàng)。
從商業(yè)化企業(yè)的維度來看,票賬表錢稅等的相關(guān)記錄、加工、數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)類工作可以通過系統(tǒng)協(xié)助人工自動完成;企業(yè)經(jīng)營、管理層面的現(xiàn)狀、未來,也可以通過一定的規(guī)則和展現(xiàn)方式獲取和預(yù)估。
對于非商業(yè)化的企業(yè),會計(jì)準(zhǔn)則的管理方式有所區(qū)別,在財務(wù)核算和分析預(yù)測等方面,處理方式也有所不同,本文不詳細(xì)展開。
對于政府而言,相對更偏重監(jiān)管和管理;對于投資人,更在意企業(yè)的運(yùn)營健康。
可以說,最希望一個企業(yè)能經(jīng)營得越來越好的,除了企業(yè)的掌舵者和員工,就是政府和企業(yè)的投資人了。畢竟這四方是相對穩(wěn)定、健康、蒸蒸日上的企業(yè)發(fā)展的直接受益者。
無論是企業(yè)發(fā)展過程中的相關(guān)角色,還是協(xié)作系統(tǒng),均需要財務(wù)核算系統(tǒng)承接相應(yīng)的記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)類工作,為企業(yè)內(nèi)外部業(yè)財數(shù)據(jù)(主要是財務(wù)數(shù)據(jù))的提供和傳遞提供依據(jù)。
本文主要對財務(wù)核算系統(tǒng)的財務(wù)總賬模塊和報表模塊這兩部分進(jìn)行軟件產(chǎn)品系統(tǒng)搭建方案的闡述。
第一部分:財務(wù)總賬介紹
1.1 財務(wù)簡介
財務(wù),指管理、經(jīng)營和核算錢財?shù)臉I(yè)務(wù)。
這類業(yè)務(wù)在企業(yè)由財務(wù)人員負(fù)責(zé)。
財務(wù)人員的基礎(chǔ)工作是記錄和計(jì)算,管理好票賬表錢稅等。對應(yīng)出納、會計(jì)等崗位。
隨著時代的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步,有的企業(yè)會為財務(wù)人員賦予新職能,比如通過分析和使用業(yè)務(wù)、財務(wù)數(shù)據(jù),協(xié)助企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營決策、運(yùn)營管理等,對應(yīng)管理會計(jì)、財務(wù)BP、財務(wù)主管、財務(wù)總監(jiān)等崗位。
繩結(jié)-筆記-算盤-Excel-會計(jì)電算化-ERP-財務(wù)數(shù)字化
1.2 財務(wù)系統(tǒng)簡介
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,近現(xiàn)代最先進(jìn)的記錄和計(jì)算方式變成了通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行,于是,出現(xiàn)了會計(jì)電算化-ERP-財務(wù)數(shù)字化的財務(wù)系統(tǒng)的升級過程。
財務(wù)系統(tǒng)指幫助財務(wù)人員做好記錄、計(jì)算、匯總類工作的軟件系統(tǒng)。如下圖所示,整個大的財務(wù)信息化系統(tǒng)包含諸多模塊。
財務(wù)核算系統(tǒng)是財務(wù)信息化系統(tǒng)中的一部分,為財、物相關(guān)數(shù)據(jù)的記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等的準(zhǔn)確性和真實(shí)性負(fù)責(zé);分析、預(yù)測等工作,由其他兄弟系統(tǒng)執(zhí)行。
財務(wù)核算系統(tǒng),更在意當(dāng)下;未來如何,是未來已來、未來可期,還是未雨綢繆,也由其他兄弟系統(tǒng)考慮,在其他篇幅詳談。
圖片來源于中興新云公開資料
1.3 財務(wù)總賬簡介
財務(wù)總賬模塊,用于記錄和匯總企業(yè)全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。以會計(jì)憑證為依據(jù),對企業(yè)的各種財務(wù)交易進(jìn)行分類、記錄、匯總和報告,提供全面的財務(wù)數(shù)據(jù)視圖。
總賬是企業(yè)財務(wù)核算的核心,適用于各類規(guī)模和行業(yè)的企業(yè)。在企業(yè)財務(wù)核算中心場景中,它集中處理所有財務(wù)交易數(shù)據(jù),為企業(yè)提供全面、準(zhǔn)確的財務(wù)信息。無論是大型集團(tuán)公司的多層級財務(wù)架構(gòu),還是中小企業(yè)的簡單財務(wù)組織,總賬模塊都能作為基礎(chǔ)平臺,支持財務(wù)人員進(jìn)行日常核算和財務(wù)分析。
總領(lǐng)統(tǒng)馭明細(xì)類賬目,同時來源于明細(xì)賬,也是編制財務(wù)報表的直接依據(jù)。根據(jù)各個會計(jì)科目的內(nèi)容設(shè)置成總分類賬,再由總分類賬的數(shù)據(jù)匯總成財務(wù)報表。
當(dāng)數(shù)據(jù)的記錄、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、分析足夠準(zhǔn)確,便可以對企業(yè)經(jīng)營管理、投融資、各類財務(wù)關(guān)系處理等起到巨大的協(xié)助作用。企業(yè)的掌舵者可以快速、便捷地獲取當(dāng)下決策所需要的數(shù)據(jù)性資料,甚至一些預(yù)測性建議。
1.4 典型的應(yīng)用場景
一般的企業(yè)經(jīng)營中,均需要采購原材料,進(jìn)行加工生產(chǎn),完成產(chǎn)品銷售。
其中的每個環(huán)節(jié)都涉及到財務(wù)相關(guān)的操作,比如采購原材料時,經(jīng)營層面是找到供應(yīng)商,進(jìn)行預(yù)付款,財務(wù)支付預(yù)付款并記錄應(yīng)付賬款。
供應(yīng)商發(fā)貨,到貨后原材料入庫,形成固定資產(chǎn),財務(wù)對資產(chǎn)進(jìn)行記賬,并定期進(jìn)行資產(chǎn)折舊。且需按約定支付應(yīng)付賬款。
銷售環(huán)節(jié),處理方式類似,詳見下方業(yè)務(wù)流程部分。
第二部分:業(yè)務(wù)流程與范圍
2.1 財務(wù)處理的業(yè)務(wù)流程
如上圖所示,不同的業(yè)務(wù)場景,需要進(jìn)行的財務(wù)處理不一致,最終都綜合到總賬部分,并生成相關(guān)財務(wù)報表,此時,業(yè)務(wù)是源頭,財務(wù)是基礎(chǔ),每種業(yè)務(wù)形態(tài)流轉(zhuǎn)時,在財務(wù)的會計(jì)分錄和報表中都會有記錄和反映。
在上方場景中我們簡單提到了采購環(huán)節(jié),此處我們主要以銷售環(huán)節(jié)為例,解釋上方流程:
銷售接單后,收一定比例的預(yù)收款。產(chǎn)品做好后,倉庫發(fā)貨,根據(jù)對賬情況,開立發(fā)票,建立應(yīng)收賬款。供應(yīng)商也需要預(yù)付款,隨供應(yīng)商的物料到達(dá),財務(wù)建立應(yīng)付賬款或月末做應(yīng)付賬款暫估處理。每月財務(wù)到對賬日期,會做2件事:1、建立客戶對賬單;2、建立供應(yīng)商對賬單。對賬是為了批量開具發(fā)票與賬務(wù)整理。除此之外,財務(wù)人員會處理各種原生憑證,比如費(fèi)用報銷、投融資等各類憑證。需要一起錄入(采集到)總賬,月末結(jié)賬前,需要核準(zhǔn)庫存數(shù)據(jù),并且進(jìn)行資產(chǎn)折舊計(jì)提。計(jì)提完成之后,需要進(jìn)行其他的賬務(wù)處理,如工資計(jì)提、非生產(chǎn)領(lǐng)料單、盤存、拆解單、借料單、產(chǎn)品報廢等賬務(wù)處理。制造費(fèi)用統(tǒng)計(jì)清楚后,進(jìn)行制造費(fèi)用分?jǐn)?;?jì)算物料標(biāo)準(zhǔn)成本。然后進(jìn)行憑證審核、憑證記賬、結(jié)轉(zhuǎn)期間損益。最后月末結(jié)賬、寫入總賬后,生成成本報表:資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表。
2.2 財務(wù)總賬的業(yè)務(wù)范圍
基于對上方應(yīng)用場景及業(yè)務(wù)流程的理解,本文將總賬需要處理的業(yè)務(wù)范圍分為6部分,具體如下:
貨幣資金核算:包括現(xiàn)金、銀行存款等貨幣資金的收支記錄和核算。處理多種貨幣的業(yè)務(wù),自動進(jìn)行外幣折算和匯兌損益計(jì)算,滿足有國際業(yè)務(wù)的企業(yè)需求。往來賬款核算:對企業(yè)與供應(yīng)商、客戶之間的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)記錄和核算。跟蹤每一筆往來業(yè)務(wù)的發(fā)生、結(jié)算情況,支持賬齡分析企業(yè)管理信用風(fēng)險和資金回收。存貨核算:對于生產(chǎn)型企業(yè)或商業(yè)企業(yè)的存貨,總賬模塊與存貨管理系統(tǒng)對接,核算存貨的采購成本、銷售成本以及存貨的增減變動。參與成本核算流程,確保存貨價值在財務(wù)報表中準(zhǔn)確反映。固定資產(chǎn)核算:負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的購置、折舊計(jì)提、減值準(zhǔn)備、處置等全生命周期的核算。根據(jù)企業(yè)設(shè)定的折舊方法(如直線法、雙倍余額遞減法等)自動計(jì)算每期折舊費(fèi)用,準(zhǔn)確反映固定資產(chǎn)的賬面價值和使用情況。成本費(fèi)用核算:收集和匯總企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種成本和費(fèi)用數(shù)據(jù),包括直接材料、直接人工、制造費(fèi)用以及銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用等。按照一定的成本核算方法(如品種法、分批法、分步法等)分配和計(jì)算產(chǎn)品成本或服務(wù)成本,為企業(yè)定價和成本控制提供依據(jù)。收入與利潤核算:準(zhǔn)確記錄企業(yè)的銷售收入、其他業(yè)務(wù)收入等各類收入項(xiàng)目,同時核算成本和費(fèi)用,計(jì)算營業(yè)利潤、利潤總額和凈利潤。支持多種收入確認(rèn)方式,如按照完工百分比法確認(rèn)建造合同收入等,以滿足不同業(yè)務(wù)模式企業(yè)的需求。
2.3 財務(wù)總賬的使用角色
以實(shí)際案例表述財務(wù)人員在業(yè)務(wù)執(zhí)行期間的介入階段:
6月5日,采購員老王從供應(yīng)商采購了100件礦泉水,采購價為1元(含稅價);6月6日,供應(yīng)商將100件礦泉水送到倉庫,庫管收貨100件入庫。入庫明細(xì)回傳財務(wù)系統(tǒng),產(chǎn)生100元的應(yīng)付賬款,同時記錄100件存貨;6月7日,財務(wù)會計(jì)小蘇收到發(fā)票,申請出納付款,出納小陳依據(jù)發(fā)票金額給供應(yīng)商付款100元,結(jié)清應(yīng)付賬款,財務(wù)主管簽字;6月8日,電商運(yùn)營小李將商品上架到銷售平臺上售賣,定價1.5元;6月9日,用戶共計(jì)下單了20件,由倉庫安排發(fā)出,出庫明細(xì)回傳財務(wù)系統(tǒng),產(chǎn)生了30元的應(yīng)收賬款,同時存貨變?yōu)?0件;6月10日,出納小陳核對銀行到賬30元,對應(yīng)收賬款進(jìn)行核銷,并進(jìn)行記賬,財務(wù)主管簽字、審核相關(guān)憑證。
其中,在收取發(fā)票、付款、結(jié)賬、收款、憑證審核等階段,財務(wù)會計(jì)、出納、財務(wù)主管等角色會介入并處理設(shè)計(jì)財務(wù)的相關(guān)業(yè)務(wù)。
2.4 財務(wù)總賬業(yè)務(wù)流程
在處理企業(yè)經(jīng)營中需要與總賬協(xié)作的業(yè)務(wù)時,一般按初始化-憑證處理-賬簿處理-報表生成-賬表查詢-期末處理等幾個環(huán)節(jié)。
除期末處理外,其他環(huán)節(jié)沒有過強(qiáng)的先后關(guān)系,初步完成基礎(chǔ)的初始化工作,就開始記賬、生成憑證,其他初始化工作需要時再處理,或者完全完成企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)所需要的初始化信息后再開始記賬均可。
詳細(xì)介紹如下:
總賬初始化數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
會計(jì)科目設(shè)置:根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和會計(jì)準(zhǔn)則要求,確定會計(jì)科目體系。包括設(shè)置一級科目、明細(xì)科目和輔助核算項(xiàng)目(如部門、項(xiàng)目、客戶、供應(yīng)商等)。憑證類別設(shè)置:設(shè)置憑證類別,比如記賬憑證、收款憑證、付款憑證等。期初余額錄入:收集各會計(jì)科目的期初數(shù)據(jù),包括資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益等項(xiàng)目的余額。賬套參數(shù)設(shè)置:確定財務(wù)賬套的基本參數(shù),如記賬本位幣、會計(jì)期間、賬套啟用日期等。對于有外幣業(yè)務(wù)的企業(yè),設(shè)置外幣匯率核算方式(如固定匯率或浮動匯率)。
日常憑證處理
憑證錄入:財務(wù)人員根據(jù)原始憑證(如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等)在總賬模塊中錄入記賬憑證。憑證審核:設(shè)置憑證審核流程,一般由非制單人對錄入的憑證進(jìn)行審核,檢查憑證的合法性、準(zhǔn)確性和完整性。審核通過的憑證方可記賬,若發(fā)現(xiàn)問題則退回制單人修改。憑證記賬:經(jīng)審核后的憑證進(jìn)行記賬操作,將憑證數(shù)據(jù)更新到相應(yīng)的總賬和明細(xì)賬中,同時更新科目余額。記賬過程自動按照會計(jì)分錄的借貸方向更新賬戶余額,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。
賬簿處理
總賬登記:根據(jù)記賬憑證,按照會計(jì)科目匯總登記總賬。系統(tǒng)自動匯總每個會計(jì)期間內(nèi)各科目的發(fā)生額,形成總賬賬簿。明細(xì)賬登記:依據(jù)記賬憑證詳細(xì)記錄每個會計(jì)科目下的明細(xì)交易。明細(xì)賬與總賬之間保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性,通過賬賬核對功能可以檢查兩者是否相符。輔助賬簿登記:對于設(shè)置了輔助核算的科目,如部門核算、項(xiàng)目核算等,同時登記相應(yīng)的輔助賬簿。
報表生成
財務(wù)報表模板設(shè)置:根據(jù)會計(jì)準(zhǔn)則和企業(yè)內(nèi)部報告要求,設(shè)置資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等主要財務(wù)報表的模板。數(shù)據(jù)提取與計(jì)算:從總賬和明細(xì)賬中提取報表所需的數(shù)據(jù),按照設(shè)定的公式進(jìn)行計(jì)算。報表審核與調(diào)整:財務(wù)人員對生成的報表進(jìn)行審核,檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和合理性。
賬表查詢
總賬查詢:提供按會計(jì)科目、會計(jì)期間等條件查詢總賬的功能。明細(xì)賬查詢:支持按科目、日期范圍、憑證字號、摘要關(guān)鍵詞等多種條件查詢明細(xì)賬。輔助賬查詢:針對設(shè)置了輔助核算的科目,可按輔助核算項(xiàng)目查詢相關(guān)賬簿。多維度查詢:支持用戶同時按照多個條件組合查詢賬表。
期末處理
期末調(diào)賬:在會計(jì)期末,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行一些必要的賬務(wù)調(diào)整。結(jié)轉(zhuǎn)損益:將本期的收入和費(fèi)用類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到 “本年利潤” 科目,計(jì)算本期利潤。結(jié)賬:完成所有期末處理工作后,進(jìn)行結(jié)賬操作。
2.5 其他系統(tǒng)與財務(wù)總賬的關(guān)系
前文的介紹中,提到了其他兄弟系統(tǒng)需要跟總賬系統(tǒng)協(xié)同,對其中部分系統(tǒng)之間的協(xié)同關(guān)系進(jìn)行簡單的解釋說明,示例如下:
第三部分:財務(wù)總賬產(chǎn)品設(shè)計(jì)
3.1 財務(wù)總賬產(chǎn)品架構(gòu)
軟件系統(tǒng),是對實(shí)際業(yè)務(wù)行為的記錄和體現(xiàn),在不同的企業(yè),基于業(yè)務(wù)場景或者業(yè)務(wù)流程的差異,總賬系統(tǒng)的功能點(diǎn)或者展現(xiàn)方式,也會有所不同。
本文從抽象后相對共性的角度搭建產(chǎn)品架構(gòu),說明產(chǎn)品內(nèi)在邏輯。
在產(chǎn)品設(shè)計(jì)階段,建議參考業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)場景,將總賬系統(tǒng)分為業(yè)務(wù)處理層、數(shù)據(jù)存儲層和基礎(chǔ)設(shè)置層。
業(yè)務(wù)處理層負(fù)責(zé)與各個上下游系統(tǒng)對接,完成初步的數(shù)據(jù)處理,便于不同類型的數(shù)據(jù),順暢的進(jìn)入總賬系統(tǒng)生成憑證或者應(yīng)用于報表生成。總賬的業(yè)務(wù)邏輯,也在這個模塊進(jìn)行業(yè)務(wù)的處理,包括但不限于初始化、憑證管理、賬簿處理、報表生成、期末結(jié)賬等。
數(shù)據(jù)存儲層需支持總賬系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)的存儲、查詢、轉(zhuǎn)換等,包括但不限于總賬數(shù)據(jù)、明細(xì)賬數(shù)據(jù)、輔助賬數(shù)據(jù)、會計(jì)報表對應(yīng)數(shù)據(jù)等。
如果企業(yè)有公共的基礎(chǔ)平臺,建議由該平臺負(fù)責(zé)組織、人員、權(quán)限等基礎(chǔ)設(shè)置的模塊的設(shè)計(jì)和管理;如果沒有,總賬系統(tǒng)需完成此類能力的搭建。
3.2 初始化
總賬模塊的初始化流程如下圖所示,需要建立賬套、會計(jì)科目、輔助核算項(xiàng),設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等。
3.2.1 初始化-示例1:建立會計(jì)科目
建立會計(jì)科目時,需支持新增一級會計(jì)科目、下級會計(jì)科目、外幣核算科目、數(shù)量核算科目等。如需輔助核算項(xiàng),可增加客戶、供應(yīng)商、部門、個人、項(xiàng)目核算科目。
例如,對于一家制造企業(yè),設(shè)置 “生產(chǎn)成本 – 基本生產(chǎn)成本 – 產(chǎn)品 A – 直接材料” 這樣詳細(xì)的科目路徑,同時將 “生產(chǎn)成本” 科目設(shè)置部門輔助核算,以便按生產(chǎn)部門分析成本。
如果是中途修改輔助核算,需要先確保此科目本期無發(fā)生,再清除此科目期初余額,在科目設(shè)置下修改相應(yīng)的輔助核算,回到總賬期初余額下補(bǔ)錄輔助核算明細(xì)的期初余額。
3.2.2 初始化-示例2:設(shè)置憑證類別
不同類型的公司,對憑證類別的管理方式不一樣,大致可分為以下幾類,正常情況下,可按需配置:
記賬憑證收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證自定義憑證類別
3.2.3 初始化-期初處理
對科目賬、輔助賬、銀行對賬等信息進(jìn)行期初錄入。
對于有明細(xì)科目的,需將余額細(xì)分到明細(xì)科目。如應(yīng)收賬款科目,要按照每個客戶的欠款余額分別錄入。同時,需保證期初余額試算平衡,即資產(chǎn) = 負(fù)債 所有者權(quán)益。
3.3 憑證處理
3.3.1 憑證處理-新增&處理憑證
憑證處理包括新增憑證、憑證審核、記賬、生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證、期末結(jié)賬等幾部分。如下圖所示:
憑證要素:
包括憑證類別、憑證號、日期、附單據(jù)數(shù)、摘要、科目、金額、輔助信息、操作人等,對于涉及多個會計(jì)科目的復(fù)雜業(yè)務(wù),確保借貸方金額相等。例如,采購原材料的業(yè)務(wù),借記 “原材料” 科目,貸記 “應(yīng)付賬款” 科目。同時,可利用輔助核算信息,如在摘要中注明采購的原材料用于哪個生產(chǎn)項(xiàng)目。
生成憑證方式:
新增空白憑證、調(diào)用常用憑證、草稿引入、原始憑證自動生成等。
憑證處理操作:
新增:根據(jù)原始憑證(如發(fā)票、收據(jù)、報銷單等)在總賬模塊中錄入記賬憑證。審核:非制單人根據(jù)憑證審核流程對憑證進(jìn)行審核,檢查憑證的合法性、準(zhǔn)確性和完整性。審核通過的憑證方可記賬,若發(fā)現(xiàn)問題則退回制單人修改。記賬:經(jīng)審核后的憑證進(jìn)行記賬操作,將憑證數(shù)據(jù)更新到相應(yīng)的總賬和明細(xì)賬中,同時更新科目余額。
逆向流程:
作廢:對于錯誤的憑證,如果需要保留痕跡,可以在憑證上標(biāo)記作廢標(biāo)志。整理:如需徹底刪除,可以做整理操作。沖銷:將已記賬憑證生成紅字沖銷憑證(也可以將之前的憑證取消記賬、刪除、重新做)
3.3.2 憑證處理-新增&處理憑證示例
3.3.3 憑證處理-智能生成憑證示例
業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為憑證:
財務(wù)系統(tǒng)接收業(yè)務(wù)系統(tǒng)(如采購系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、庫存系統(tǒng)等)數(shù)據(jù),將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為財務(wù)記賬憑證。
例如,采購系統(tǒng)中的采購訂單執(zhí)行完畢后,通過接口將采購業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)傳遞給總賬模塊,自動生成相應(yīng)的記賬憑證,提高財務(wù)工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。
3.3.4 憑證處理-結(jié)轉(zhuǎn)憑證&期末結(jié)賬
期末調(diào)賬:
在會計(jì)期末,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行一些必要的賬務(wù)調(diào)整。例如,計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、存貨跌價準(zhǔn)備、固定資產(chǎn)折舊等。這些調(diào)整通常基于企業(yè)的會計(jì)政策和期末資產(chǎn)、負(fù)債的實(shí)際狀況,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
結(jié)轉(zhuǎn)損益:
將本期的收入和費(fèi)用類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到 “本年利潤” 科目,計(jì)算本期利潤。系統(tǒng)自動識別收入和費(fèi)用類科目,按照借貸方向進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn),生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證并記賬。
結(jié)賬:
完成所有期末處理工作后,進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬過程中系統(tǒng)會進(jìn)行一系列的檢查,如試算平衡檢查、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整性檢查等,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的質(zhì)量。
結(jié)賬后,當(dāng)前會計(jì)期間的數(shù)據(jù)將被鎖定,不能再進(jìn)行修改,同時系統(tǒng)自動開啟下一個會計(jì)期間,為新的業(yè)務(wù)處理做好準(zhǔn)備。
3.4 賬簿管理
根據(jù)原始憑證或原始憑證匯總表自動生成、接口傳入、表格導(dǎo)入或者手工填制記賬憑證。
根據(jù)記賬憑證登記日記賬、各種明細(xì)賬、逐筆登記總賬。
月末,將日記賬、明細(xì)賬的余額分別與總賬中相應(yīng)賬戶的余額核對相符;根據(jù)總賬和明細(xì)賬記錄編制會計(jì)報表。
數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程,如下圖所示:
3.4.1 賬簿管理-總賬&明細(xì)賬&輔助賬
總賬
根據(jù)記賬憑證,按照會計(jì)科目匯總登記總賬??傎~反映每個會計(jì)科目的借貸方發(fā)生額和余額,是編制財務(wù)報表的主要依據(jù)。系統(tǒng)自動匯總每個會計(jì)期間內(nèi)各科目的發(fā)生額,形成總賬賬簿。
明細(xì)賬
依據(jù)記賬憑證詳細(xì)記錄每個會計(jì)科目下的明細(xì)交易。例如,對于應(yīng)收賬款明細(xì)賬,按客戶逐筆記錄每一筆銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生和收款情況。明細(xì)賬與總賬之間保持?jǐn)?shù)據(jù)的一致性,通過賬賬核對功能可以檢查兩者是否相符。
輔助賬
對于設(shè)置了輔助核算的科目,如部門核算、項(xiàng)目核算等,同時登記相應(yīng)的輔助賬簿。輔助賬簿可以提供按輔助核算維度分析財務(wù)數(shù)據(jù)的功能,如查看某部門的費(fèi)用支出情況或某個項(xiàng)目的成本明細(xì)。
3.4.2 賬簿管理-余額表&多維賬
科目余額表
展示各級會計(jì)科目名稱。
期初余額=上期末余額;本期發(fā)生額,按憑證統(tǒng)計(jì);本年累計(jì)發(fā)生額,會計(jì)統(tǒng)計(jì)年度,本期發(fā)生額累計(jì)(不含歷史年份);期末余額,按科目記錄,資產(chǎn) 費(fèi)用記錄在借方,按借增貸減統(tǒng)計(jì);負(fù)債 所有者權(quán)益 收入記錄在貸方,按借減貸增統(tǒng)計(jì)。
多維度明細(xì)賬
允許用戶同時按照多個條件組合查詢賬表,如查詢某個客戶在特定期間內(nèi)的應(yīng)收賬款明細(xì)賬,同時查看該業(yè)務(wù)涉及的部門和項(xiàng)目信息,為企業(yè)精細(xì)化管理提供數(shù)據(jù)支持。
3.5 報表管理
財務(wù)系統(tǒng)一般會提供常用的財務(wù)報表,比如利潤表、資產(chǎn)負(fù)債表、現(xiàn)金流量表等。
利潤表:按統(tǒng)計(jì)周期(月/季度),基于項(xiàng)目口徑統(tǒng)計(jì)相關(guān)利潤情況。資產(chǎn)負(fù)債表:基于類目匯總,記錄每個類目的期末、年初值。類目關(guān)聯(lián)會計(jì)科目進(jìn)行加減;資產(chǎn)=負(fù)債 所有者權(quán)益,期末數(shù)=總賬期初 本期?,F(xiàn)金流量表:按周期查詢當(dāng)前公司現(xiàn)金流量情況,根據(jù)其用途劃分為經(jīng)營、投資及融資三個活動分類。
不同的財務(wù)系統(tǒng),客群不一樣,根據(jù)客戶需求及企業(yè)規(guī)劃,有的還會提供所有者權(quán)益變動表、應(yīng)收統(tǒng)計(jì)表、應(yīng)付統(tǒng)計(jì)表、費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表、經(jīng)營狀況表、項(xiàng)目利潤表等報表。
3.5.1 報表管理-利潤表
利潤表是反映企業(yè)在一定會計(jì)期間經(jīng)營成果的報表。
它反映的是某一期間的情況,所以,又被稱為動態(tài)報表。有時,利潤表也稱為損益表、收益表。
系統(tǒng)中需要設(shè)計(jì)利潤表默認(rèn)取值公式,如下圖所示。如果需要修改則進(jìn)入報表后點(diǎn)擊需要編輯的報表項(xiàng)目,在公式編輯框里增減科目。利潤表取時期數(shù)據(jù),本月的則為本月發(fā)生額,本季的為本季發(fā)生額。
提前完成報表模型預(yù)制、默認(rèn)公式設(shè)置、定時取數(shù)任務(wù)設(shè)置后,系統(tǒng)會根據(jù)所設(shè)置結(jié)果,定時按期自動生成對應(yīng)報表,利潤表表樣及取數(shù)完成后的效果示例如下:
上表中每個字段對應(yīng)的默認(rèn)取數(shù)公式示例如下,內(nèi)容僅供參考,不同企業(yè)科目設(shè)置的數(shù)字如果不一樣,計(jì)算方式可能有所區(qū)別,但主邏輯是一致的。
在期末結(jié)賬或記賬完成對比賬表數(shù)據(jù)時,如果遇到數(shù)據(jù)不一致的情況,可以通過數(shù)據(jù)追蹤的方式查詢問題細(xì)節(jié)。一般系統(tǒng)都需設(shè)置數(shù)據(jù)追蹤能力,聯(lián)查匯總,確認(rèn)數(shù)據(jù)是否正確;如果不正確,可以根據(jù)公式的設(shè)置進(jìn)行檢查,比如公式設(shè)置的方向,是否包含未記賬等。
3.5.2 報表管理-資產(chǎn)負(fù)債表
資產(chǎn)負(fù)債表是反映企業(yè)在某一特定日期(如月末、季末、年末)全部資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益情況的會計(jì)報表,是企業(yè)經(jīng)營活動的靜態(tài)體現(xiàn)。
根據(jù)“資產(chǎn)=負(fù)債 所有者權(quán)益”這一平衡公式,依照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和一定的次序,將某一特定日期的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的具體項(xiàng)目予以適當(dāng)?shù)呐帕芯幹贫伞?/p>
系統(tǒng)中需要設(shè)計(jì)資產(chǎn)負(fù)債表默認(rèn)取值公式,如下圖所示。如果需要修改則進(jìn)入報表后點(diǎn)擊需要編輯的報表項(xiàng)目,在公式編輯框里增減科目。
提前完成報表模型預(yù)制、默認(rèn)公式設(shè)置、定時取數(shù)任務(wù)設(shè)置后,系統(tǒng)會根據(jù)所設(shè)置結(jié)果,定時按期自動生成對應(yīng)報表,資產(chǎn)負(fù)債表表樣及取數(shù)完成后的效果示例如下:
可通過公式追蹤等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)核對,比如期末數(shù)可以取到數(shù),但年初數(shù)據(jù)取不到數(shù),或者取數(shù)不正確。
優(yōu)先查詢?nèi)ツ昴昴┦欠裼袛?shù),數(shù)據(jù)是否正確。如果沒有手動錄入保存后,確認(rèn)本期是否可以計(jì)算出數(shù)。如果也沒問題,需要確認(rèn)科目余額表損益類科目是否結(jié)平,逐層深查。
3.5.3 報表管理-現(xiàn)金流量表
企業(yè)現(xiàn)金流量可以分為經(jīng)營活動、投資活動、籌資活動產(chǎn)生的現(xiàn)金流量,匯率變動對現(xiàn)金等價物的影響。
現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物凈增加額=流入金額-流出金額。
現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物凈增加額 現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物期初余額=現(xiàn)金及現(xiàn)金等價物期末余額。
其系統(tǒng)默認(rèn)取數(shù)規(guī)則可按如下邏輯設(shè)計(jì),如果需要修改則進(jìn)入報表后點(diǎn)擊需要編輯的報表項(xiàng)目,在公式編輯框里增減科目。
提前完成報表模型預(yù)制、默認(rèn)公式設(shè)置、定時取數(shù)任務(wù)設(shè)置后,系統(tǒng)會根據(jù)所設(shè)置結(jié)果,定時按期自動生成對應(yīng)報表,現(xiàn)金流量表表樣及取數(shù)完成后的效果示例如下:
第四部分:案例解析
4.1 制造企業(yè)案例
4.1.1 企業(yè)背景
某大型制造企業(yè),生產(chǎn)多種類型的機(jī)械產(chǎn)品,擁有復(fù)雜的生產(chǎn)流程和組織結(jié)構(gòu)。
企業(yè)在全國設(shè)有多個生產(chǎn)基地和銷售分公司,業(yè)務(wù)涉及原材料采購、生產(chǎn)加工、產(chǎn)品銷售、售后服務(wù)等多個環(huán)節(jié)。
4.1.2 總賬模塊應(yīng)用情況
總賬初始化
在實(shí)施財務(wù)系統(tǒng)時,根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和會計(jì)準(zhǔn)則,設(shè)置了詳細(xì)的會計(jì)科目體系。
包括為生產(chǎn)成本設(shè)置了按產(chǎn)品、車間、成本項(xiàng)目的多級明細(xì)科目,并設(shè)置了部門、項(xiàng)目等輔助核算。
錄入了大量的期初余額數(shù)據(jù),涵蓋了固定資產(chǎn)、原材料庫存、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款等各個方面,經(jīng)過仔細(xì)核對和試算平衡后完成初始化。
日常憑證處理
采購部門的采購業(yè)務(wù)通過采購系統(tǒng)與總賬模塊接口,自動生成采購原材料的記賬憑證,借記 “原材料”,貸記 “應(yīng)付賬款”。生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)工單和領(lǐng)料單等原始憑證,在總賬模塊錄入生產(chǎn)成本核算的憑證,包括領(lǐng)用原材料、分配人工費(fèi)用、分?jǐn)傊圃熨M(fèi)用等。銷售部門的銷售業(yè)務(wù)生成銷售收入和應(yīng)收賬款的記賬憑證。財務(wù)人員每天對錄入的憑證進(jìn)行審核和記賬,確保財務(wù)數(shù)據(jù)的及時性。
賬簿處理
通過總賬模塊,企業(yè)可以實(shí)時查詢總賬和明細(xì)賬。例如,財務(wù)經(jīng)理可以查看 “生產(chǎn)成本 – 產(chǎn)品 A – 直接材料” 明細(xì)賬,了解產(chǎn)品 A 的原材料消耗情況,分析成本波動原因。
同時,利用部門輔助賬簿,可以查看各個生產(chǎn)車間的費(fèi)用支出情況,進(jìn)行成本控制。
報表生成
每月末,總賬模塊根據(jù)預(yù)設(shè)的報表模板自動生成財務(wù)報表。
資產(chǎn)負(fù)債表準(zhǔn)確反映企業(yè)的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益狀況,利潤表顯示各產(chǎn)品的盈利情況,現(xiàn)金流量表為企業(yè)資金管理提供依據(jù)。
財務(wù)人員對報表進(jìn)行審核和分析,為企業(yè)管理層提供決策支持。
期末處理
在期末,系統(tǒng)自動計(jì)提固定資產(chǎn)折舊、計(jì)算存貨跌價準(zhǔn)備等。按照成本核算方法,將生產(chǎn)成本在完工產(chǎn)品和在產(chǎn)品之間進(jìn)行分配,然后將完工產(chǎn)品成本結(jié)轉(zhuǎn)到庫存商品科目。
最后,結(jié)轉(zhuǎn)損益,將收入和費(fèi)用類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到 “本年利潤” 科目,完成結(jié)賬操作。
4.2 服務(wù)企業(yè)案例
4.2.1 企業(yè)背景
某互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)企業(yè),主要提供在線軟件服務(wù)和技術(shù)咨詢業(yè)務(wù)。企業(yè)業(yè)務(wù)特點(diǎn)是輕資產(chǎn)、高人力成本,收入主要來源于客戶訂閱服務(wù)費(fèi)用和項(xiàng)目咨詢費(fèi)用。
4.2.2 總賬模塊應(yīng)用情況
總賬初始化
會計(jì)科目設(shè)置相對簡單,但針對服務(wù)收入和成本設(shè)置了詳細(xì)的科目。例如,設(shè)置 “主營業(yè)務(wù)收入 – 軟件服務(wù)收入”、“主營業(yè)務(wù)收入 – 咨詢服務(wù)收入” 以及 “主營業(yè)務(wù)成本 – 人力成本 – 軟件服務(wù)”、“主營業(yè)務(wù)成本 – 人力成本 – 咨詢服務(wù)” 等科目。
同時,設(shè)置客戶、項(xiàng)目等輔助核算,用于分析收入來源和成本歸屬。錄入期初余額主要是貨幣資金、固定資產(chǎn)等少量項(xiàng)目。
日常憑證處理
業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂服務(wù)合同后,財務(wù)人員根據(jù)合同金額和收款情況錄入服務(wù)收入的記賬憑證。對于人力成本,根據(jù)員工工資分配表和項(xiàng)目工時記錄,將工資費(fèi)用分配到相應(yīng)的服務(wù)成本科目。
由于企業(yè)業(yè)務(wù)流程主要基于線上系統(tǒng),部分業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過系統(tǒng)集成自動生成記賬憑證,提高了財務(wù)工作效率。
賬簿處理
通過總賬模塊,財務(wù)人員可以方便地查詢每個服務(wù)項(xiàng)目的收入和成本明細(xì)賬。對于軟件服務(wù)項(xiàng)目,收入明細(xì)賬可以顯示每個客戶的訂閱費(fèi)用收入情況,以及可能的額外服務(wù)收入,如功能定制費(fèi)用、技術(shù)支持費(fèi)用等。
成本明細(xì)賬則可以列出該項(xiàng)目的人力成本、服務(wù)器費(fèi)用、數(shù)據(jù)存儲費(fèi)用等各項(xiàng)成本支出。通過查看成本明細(xì)賬,分析該項(xiàng)目的成本結(jié)構(gòu),找出成本控制的關(guān)鍵點(diǎn)。對于技術(shù)咨詢項(xiàng)目,收入明細(xì)賬可以反映每個項(xiàng)目的咨詢費(fèi)用收入情況,包括項(xiàng)目的總金額、已收款金額和未收款金額等。成本明細(xì)賬則可以展示該項(xiàng)目的人力成本、差旅費(fèi)、資料費(fèi)等成本支出。
財務(wù)人員可以通過這些明細(xì)賬,全面掌握每個服務(wù)項(xiàng)目的財務(wù)狀況,為項(xiàng)目管理和決策提供有力支持。
報表生成
根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)企業(yè)的特點(diǎn)和會計(jì)準(zhǔn)則要求,設(shè)置了適合企業(yè)的財務(wù)報表模板。
資產(chǎn)負(fù)債表中,明確列出了企業(yè)的貨幣資金、應(yīng)收賬款、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等資產(chǎn)項(xiàng)目,以及應(yīng)付賬款、短期借款、長期借款等負(fù)債項(xiàng)目和所有者權(quán)益項(xiàng)目。
利潤表中,詳細(xì)展示了主營業(yè)務(wù)收入(軟件服務(wù)收入和咨詢服務(wù)收入分別列示)、主營業(yè)務(wù)成本(人力成本、服務(wù)器費(fèi)用等分別列示)、銷售費(fèi)用、管理費(fèi)用、財務(wù)費(fèi)用等項(xiàng)目,以及營業(yè)利潤、利潤總額和凈利潤等指標(biāo)。
現(xiàn)金流量表中,按照經(jīng)營活動、投資活動和籌資活動分類,分別列出了企業(yè)的現(xiàn)金流入和流出情況,重點(diǎn)關(guān)注軟件服務(wù)和咨詢服務(wù)業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的現(xiàn)金流量。
期末處理
在會計(jì)期末,根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行必要的賬務(wù)調(diào)整。對于互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)企業(yè),可能需要進(jìn)行的調(diào)賬事項(xiàng)包括計(jì)提壞賬準(zhǔn)備、攤銷無形資產(chǎn)、確認(rèn)遞延所得稅資產(chǎn)或負(fù)債等。根據(jù)企業(yè)的所得稅納稅情況,確認(rèn)遞延所得稅資產(chǎn)或負(fù)債,調(diào)整所得稅費(fèi)用。
將本期的收入和費(fèi)用類科目余額結(jié)轉(zhuǎn)到 “本年利潤” 科目,計(jì)算本期利潤。通過結(jié)轉(zhuǎn)損益,確定企業(yè)本期的經(jīng)營成果,為企業(yè)的利潤分配和財務(wù)分析提供依據(jù)。
完成所有期末處理工作后,進(jìn)行結(jié)賬操作。
題圖來自Unsplash,基于 CC0 協(xié)議。
注冊公司可以為您的企業(yè)帶來更多的商業(yè)機(jī)會和合作伙伴。明白了定期到賬怎么做賬的一些關(guān)鍵內(nèi)容,希望能夠給你的生活帶來一絲便捷,倘若你要認(rèn)識和深入了解其他內(nèi)容,可以點(diǎn)擊主頁的其他頁面。
相關(guān)閱讀
- 深圳市年希企業(yè)咨詢服務(wù)有限公司代理記賬總部機(jī)構(gòu)執(zhí)業(yè)許可公示
- 深圳的代理記賬公司記賬流程是如何進(jìn)行的?
- 內(nèi)賬會計(jì)做賬流程,怎樣做內(nèi)賬內(nèi)賬會計(jì)實(shí)操?
- 大公司多交稅更賺錢?跨境老板個人卡流水1000w,風(fēng)險很大!
- 產(chǎn)假期間工資怎么發(fā)?答案很明確
- 民間非營利組織收到捐贈的開辦資金怎么做賬?。民間非營利組織適用
- 會計(jì)應(yīng)有哪幾本賬本?
- 深圳代理記賬報稅怎么收費(fèi)?
- 財務(wù)核算之財務(wù)總賬全解析:構(gòu)建企業(yè)財務(wù)核心支柱
- 銀行存款日記賬的余額比實(shí)際銀行存款少怎么做賬務(wù)處理