注冊公司是創(chuàng)業(yè)者必須面對的任務(wù)之一。這個過程可能會有些復(fù)雜，但是只有完成這個過程，你的企業(yè)才能夠合法地運營。主頁帶大家認(rèn)識酒店行業(yè)財務(wù)做賬，如果你們也遇到這種問題，相信看完本文，你們就懂得怎么解決了。

每月面對員工堆成山的差旅費發(fā)票，財務(wù)人是不是都要深呼吸三次？“這張出租車票沒有行程單能報嗎？”“預(yù)借的5000元沖抵后差額怎么算？”“為啥明明是差旅費，進(jìn)項稅卻不讓抵扣？”這些問題簡直是家常便飯。

更頭疼的是，一旦科目記錯、抵扣出錯，不僅要返工改賬，還可能被稅務(wù)稽查盯上——去年就有企業(yè)因為把員工探親機(jī)票記成差旅費，被要求補繳稅款 滯納金，白白損失好幾萬！

別慌！今天就用大白話 真實案例，把差旅費從借款、報銷到稅務(wù)處理的全流程拆透，不管是新手還是老會計，看完都能輕松上手，再也不用為做賬熬夜！

一、先劃重點：這些錢才算“正經(jīng)差旅費”

不是員工外出花的每一分錢都能往“差旅費”里塞！得是“因公外出”的合理開銷，具體包括：

- 交通費：飛機(jī)票、火車票、長途汽車票、出租車費、網(wǎng)約車費（注意：員工探親、旅游的機(jī)票不算，得記“福利費”）；

- 住宿費：出差住酒店的費用（必須和公務(wù)相關(guān)，比如去外地開會住的酒店，度假酒店可不行）；

- 伙食費用：公司按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)的差旅津貼（比如每天50元伙食補助），或?qū)嶋H花的公務(wù)餐費（別和員工聚餐的“福利費”搞混）；

- 雜七雜八費：市內(nèi)交通費、打印費、復(fù)印費、行李托運費，甚至因公出國的簽證費、外幣兌換手續(xù)費；

提示：員工周末出去玩開的差旅費發(fā)票，哪怕抬頭是公司，也得計入“福利費”，還不能抵扣增值稅！

二、核心流程：差旅費做賬“三步走”

（一）第一步：員工預(yù)借差旅費（備用金）

員工要出差借錢，可別隨便打錢！得走正規(guī)流程：

- 借款時分錄：

借：其他應(yīng)收款——XX員工（寫清員工名字，方便后續(xù)對賬）

貸：銀行存款（建議公戶轉(zhuǎn)賬，別用現(xiàn)金，留好轉(zhuǎn)賬記錄）

- 小技巧：建個“備用金臺賬”，記錄誰借了多少錢、啥時候借的、去干啥出差，比如“銷售部李某，2024年10月20日借5000元，去上海參加展會”，后續(xù)沖抵時一目了然，避免有人借了錢忘了報。

（二）第二步：員工報銷差旅費（分兩種場景）

報銷時最容易亂，別慌，按場景來！

場景1：無借款直接報銷（員工先墊付）

比如行政部王某自己墊錢去北京開會，花了1605元：住宿費1060元（取得增值稅專票，稅額60元）、高鐵票545元（有身份信息，可抵扣45元），回來直接報銷。

- 分錄：

借：管理費用——差旅費 1500（1000 500）

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）105（60 45）

貸：銀行存款 1605

- 為啥這么做：住宿費專票能抵扣6%進(jìn)項稅，高鐵票能按9%計算抵扣，這105元可是幫公司省的真金白銀！

場景2：有借款沖抵（員工先借錢再報銷）

這種情況要“多退少補”，比如銷售部李某預(yù)借5000元，實際花了4800元（含住宿費2120元，專票稅額120元；交通費2680元，無進(jìn)項稅），還回200元現(xiàn)金。

- 分錄：

借：銷售費用——差旅費 4680（2000 2680）

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）120

庫存現(xiàn)金 200（員工還回的錢）

貸：其他應(yīng)收款——李某 5000

- 如果花超了：比如技術(shù)部張某預(yù)借3000元，實際花3200元（含住宿費1590元，專票稅額90元；交通費1610元，無進(jìn)項稅），公司補付200元。

分錄：

借：管理費用——差旅費 3110（1500 1610）

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）90

貸：其他應(yīng)收款——張某 3000

銀行存款 200

（三）第三步：特殊情況處理（超標(biāo)、分?jǐn)偅?/p>

1. 費用超標(biāo)了怎么辦？

比如員工趙某預(yù)借4000元，報銷時住宿費花了1000元，但公司標(biāo)準(zhǔn)是800元，超標(biāo)200元得自己掏腰包！

- 分錄：

借：管理費用——差旅費 3600（合規(guī)部分：4000-200-200？不對，實際報銷3800元，合規(guī)部分3800-200=3600）

其他應(yīng)收款——趙某 200（個人承擔(dān)超標(biāo)部分）

貸：其他應(yīng)收款——趙某 4000

- 注意：超標(biāo)部分不能計入公司成本，也不能抵扣進(jìn)項稅，后續(xù)要催員工把200元還回來！

2. 差旅費要分?jǐn)偟蕉鄠€項目？

比如員工一次出差同時服務(wù)A、B兩個項目，出差10天，其中6天服務(wù)A項目，4天服務(wù)B項目，總差旅費5000元（可抵扣進(jìn)項稅300元）。

- 分錄：

借：生產(chǎn)成本——A項目 3000（5000×6/10）

生產(chǎn)成本——B項目 2000（5000×4/10）

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項稅額）300

貸：銀行存款 5300

- 小技巧：分?jǐn)倳r要寫個“費用分?jǐn)傉f明”，注明分?jǐn)倶?biāo)準(zhǔn)（比如按天數(shù)、工時），讓部門負(fù)責(zé)人簽字，避免后續(xù)算成本時扯皮。

三、稅務(wù)處理：這兩個“坑”千萬別踩

（一）增值稅進(jìn)項稅抵扣

不是所有差旅費都能抵扣！看清楚：

- 可抵扣的：

1. 住宿費專票（稅率6%）；

2. 飛機(jī)票（有身份信息的，抵扣額=（票價 燃油附加費）÷（1 9%）×9%）；

3. 火車票（有身份信息的，抵扣額=票面金額÷（1 9%）×9%）；

4. 長途汽車票、輪船票（有身份信息的，按3%抵扣）；

- 不可抵扣的：

1. 員工探親、旅游的差旅費；

2. 超標(biāo)部分的費用（個人承擔(dān)）；

3. 發(fā)票抬頭錯了、沒稅號，或沒有旅客身份信息的交通費發(fā)票。

（二）個人所得稅處理

- 符合公司制度和當(dāng)?shù)囟悇?wù)標(biāo)準(zhǔn)的差旅補助（比如每天50元伙食補助、30元交通補助），免征個人所得稅；

- 超標(biāo)部分（比如每天發(fā)100元，超了50元），要并入員工當(dāng)月工資薪金，計算繳納個人所得稅！

四、常見問題：財務(wù)人必看避坑指南

（一）票據(jù)審核要“嚴(yán)”

- 發(fā)票抬頭必須是公司全稱 統(tǒng)一社會信用代碼，住宿發(fā)票要寫清入住時間、人數(shù)、房間號；

- 境外發(fā)票要附中文翻譯件，注明費用明細(xì)（比如“住宿費：1000美元，匯率6.9，折合人民幣6900元”）；

- 別用個人旅游發(fā)票、餐飲發(fā)票冒充差旅費，要留好出差審批單、行程單、酒店入住記錄，確?！捌薄⒖?、物”一致。

（二）科目核算要“準(zhǔn)”

- 別把差旅費計入“福利費”“業(yè)務(wù)招待費”：比如員工出差期間請客戶吃飯，這部分餐費要計入“業(yè)務(wù)招待費”，不是差旅費；

- 每月末要清理“其他應(yīng)收款”科目，對超過3個月未報銷的借款，發(fā)郵件提醒員工，避免長期掛賬形成壞賬。

（三）制度要“全”

趕緊制定《差旅費管理制度》，寫清楚：

- 不同職級員工的住宿、交通標(biāo)準(zhǔn)（比如普通員工住快捷酒店，部門經(jīng)理住三星級酒店；普通員工不能坐飛機(jī)頭等艙）；

- 差旅補助怎么發(fā)（按天發(fā)還是實報實銷，每天多少金額）；

- 報銷要走啥流程（員工填報銷單→部門負(fù)責(zé)人審批→財務(wù)審核票據(jù)→總經(jīng)理簽字→付款）。

五、總結(jié)

差旅費做賬其實不難，記住“真實、合規(guī)、精準(zhǔn)”三個詞：支出要和公務(wù)相關(guān)，票據(jù)要真實有效，科目要按部門、項目算對，稅務(wù)抵扣別踩坑。

注冊公司可以幫助您獲得更多的法律保護(hù)，降低經(jīng)營風(fēng)險。通過上文關(guān)于酒店行業(yè)財務(wù)做賬的相關(guān)信息，主頁相信你已經(jīng)得到許多的啟發(fā)，也明白類似這種問題的應(yīng)當(dāng)如何解決了，假如你要了解其它的相關(guān)信息，請點擊主頁的其他頁面。